İzin Yönetimi Nedir, İzin Yönetim Modülü Ne İşe Yarar?

İzin Yönetimi Nedir, İzin Yönetim Modülü Ne İşe Yarar?

İnsan kaynakları veya personel yönetim sistemleri içerisinde kesinlikle önemli bir yere sahip bir modül de izin yönetimidir. İzin yönetimi işletme içerisinde çalışan personelin yıllık zorunlu ya da ücretli izinlerinin yönetilmesini, planlanmasını ve arşivlenmesini içeren gelişmiş bir modüldür. Özellikle birden fazla çalışan çalıştıran işletmelerde sistemin aksamaması, düzenli bir planlama çerçevesinde görevlerin sürdürülmesi açısından bu modül oldukça önemli bir yere sahiptir. Ek olarak çalışanlar arasında adil bir izin süreci gerçekleştirmek için de bu modül işletmelere büyük katkı sağlar. Aksi taktirde düzensiz bir yönetim, personel arasında tutarsızlık ve verimin düşmesine yönelik sıkıntılar meydana gelebilir.

İzinlerin Sisteme İşlenmesi

Bu modülde personel yöneticileri ya da personelin kendisi izin taleplerinin girişlerini yaparlar. Bu talepler yöneticiler tarafından onaylanabilir ya da değiştirilebilir veya red edilebilir. Bu süreç tamamen online olarak işler ve hatasız bir akış ortaya çıkar. İnsan kaynakları yazılımlarında izin girişleri yapmak, onaylamak ya da değiştirmek oldukça kolaydır. Özellikle fazla çalışanı bulunan şirketlerde karışıklığı önlemek, gün takiplerini sağlamak ve personel arasında dengeyi sağlamak için mutlaka bir insan kaynakları yazılımı kullanılması gerekir.

İzin Talepleri

İşletme çalışanları kendilerine verilen kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yaparak izin taleplerini oluştururlar. Bunu yaparken sistem üzerinde kalan izin gün sayılarına uygun bir talepte bulunabilirler. Aynı zamanda talep girişi sırasında onaylanmış diğer personel izinlerine dair boşluk zamanları görebilir ve belli alanlarda seçim yapma gibi özellikler de sunulabileceğinden çakışma gibi durumların da önüne geçilmiş olur.

İznin Departmana Ulaşması

Çalışanlar izin taleplerini sisteme giriş yaptıktan sonra bu kayıt ilgili departmana ulaşır. İlgili departmanın yöneticisi bu talebi görüntüler ve üzerine onay, değişiklik ya da red kararı verebilir. Yönetici sonucu da anlık olarak personelin ekranına düşer. Eğer izin talebi onaylanırsa sistem izin sürecini yazılımsal anlamda başlatır ve tüm kayıtlarını oluşturur. Geçmiş talepler ve onaylara dair işlemler de görüntülenir. Sadece yıllık izin süreci değil, idari izinler, mazeret izinleri gibi süreçler de kolaylıkla yönetilebilir.

İzinlerin Takibi

İşletme içerisinde hem personel kendi izinlerini hem de yöneticiler çalışanların izin durumlarını kolayca görüntüleyebilirler. Çalışanlar kendi, yöneticiler ise yetkisi olduğu tüm çalışanların kullandığı izinleri, kalan izin günlerini istedikleri an raporlayabilir ve gözlemleyebilirler. İzinlerin düzenli ve anlık olarak takip edilebilmesi hem personel hem de yöneticiler açısından oldukça değerlidir. Bu takip süreci sonradan meydana gelebilecek planlama hatalarını ya da izin çakışma gibi sorunları ortadan kaldırır. Örneğin bir yönetici belli dönemler için girilen izin taleplerine göre programlama yapabilir ve dönemsel yoğunluk öngörülen durumlar için de önceden planlama yaparak aksiliklerin önüne geçebilir.

Her İşletmenin Kullanması Gereken Yazılımlar başlıklı blog içeriğimiz de ilginizi çekebilir.

Çalışanların İzinlerini Görüntüleyebilmesi

Her bir personelin kendine ait kullanıcı adı ve şifresiyle sisteme giriş yaparak izin yönetimi sistemini kullanabilmesi mümkün olmaktadır. Personel kendisine ait alanda izin talep girişini yapabilir, geçmiş izinlerini görüntüleyebilir, talepler, onaylar ve red alan girişleri görebilir. Aynı zamanda kendisine ait tüm izin süreçlerinin bir dökümü ve kalan gün sayısına dair bilgilere ulaşabilir. bu süreçte kalan izin gün sayısı ile yasal süreçlerden doğan haklarını da sistem üzerinden inceleyebilir.

Yöneticilerin Çalışan İzinlerini Görüntüleyebilmesi

Şirket içerisindeki yöneticiler hem kendilerine ait kullanıcı adı ve şifrelerle kendi izin dönemlerinin yönetimini yaparak, izin girişi yapabilirler; hem de kendilerine bağlı bulunan tüm personelin izin verilerini yönetebilirler. Sisteme girilmiş olan izin taleplerini görebilir, planlama ve çakışmaları kontrol edebilir, izin dönemi verilerini güncelleyebilir ve de onay-red verebilirler. Bununla beraber her bir personelin ayrı ayrı yıllık izin haklarını görüntüleyebilir ve bu sayede karmaşaya izin vermeden süreçleri yönetebilirler.

İzin Yönetiminin İşletme için Önemi

İşletme içerisinde düzenli bir işleyişin sağlanması, çalışma veriminin artışı ve düzenine yönelik çalışma yapılabilmesi için, ister 1 çalışan ister 100 çalışan olsun, çalışma sürecinden doğan hakları takip etmek ve belli bir düzen sağlamak oldukça önemlidir. Aksi taktirde personel arasında istenmeden de olsa haksızlıklar yaşanabileceği gibi kişisel izin süreçlerinden doğan bir karmaşa yaşamak da mümkün olabilecektir.

İzin yönetimi yazılımı ile süreçlerin takip edilmediği bir işletme içerisinde özellikle yoğun iş dönemlerinde personel eksikliği yaşanabilir. Günlerin takip edilmemesinden kaynaklı eksik yada fazla izin kullandırımı söz konusu olabilir ve bu muhasebesel anlamda da karışıklıklara yol açabilir. Bir yazılım kullanmak dışında elle yada excel dosyaları ile bu verileri tutmak da hem gereksiz iş yüküne neden olur; hem de günümüz teknolojisinde oldukça amatör bir durum olacaktır. Bir bilgisayar içerisinde bir dosyada tutulan bu derece önemli verilerin, bilgisayarın bozulması, çalınması, herhangi bir durumda erişimin kaybolması gibi riskler altında olması da kaçınılmazdır.

Tüm bu sebeplerden ötürü her işletmenin izin takibi ve yönetimi için bir yazılım kullanması, gerektiğinde 10 yıl öncenin bile verilerinin erişilebilir olması, profesyonel bir işletmenin sahip olması gereken bir konfordur.

İzinlerin Arşivlenmesi

Sistem dahilinde tüm geçmiş ve gelecek izinler kayıt altına alınarak arşivlenir. Yani hem çalışan hem de yöneticiler istedikleri an istedikleri zamana ait izinleri sorgulayabilir. 

Gereklilik yaşandığı her an sistemden dönemlik, yıllık, belki 5 yıl 10 yıl öncesine ait verilerin görüntülenebilir olması, diğer yöneticilerle paylaşılabilir olması, firmanın ilerleyen süreçlerde yaşayabileceği yasal süreçlerde de verilerin kullanılabilir olması gerekir. Bu da sistemsel anlamda izin kullanma konusunda yaşanan aksaklıkların önüne geçer. Yeni nesil insan kaynakları yazılımları bulut tabanlı olduklarından tüm bu kayıtların yedeği alınır ve olası bir veri kaybının önüne geçilmiş olur. Böylece manuel bir veri saklama sistemine göre hem çok daha az vakit harcanır; hem de daha profesyonel bir yönetim sistemi içerisinde veriler saklanmış olur.

Yedekleme ile ilgili önerilen içerik: Yazılım Yedekleme Nedir, Neden Önemlidir?

Zeops İzin Yönetim Modülü

Zeops olarak sunduğumuz bulut tabanlı insan kaynakları yazılımında gelişmiş bir izin yönetimi modülü bulunmaktadır. Tüm bahsettiğimiz özellikler ve daha fazlasını sistemimiz üzerinden gayet pratik bir şekilde kullanabilir ve bu sayede işletmeniz içerisinde izin süreçlerini sağlıklı bir şekilde yönetebilirsiniz. Küçük, orta ve büyük tüm işletmeler için çeşitlilikler sunan bu modülü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

Her İşletmenin Kullanması Gereken Yazılımlar

İster küçük, ister orta ya da büyük ölçekli işletme olsun, her işletmenin kullanması gerektiği yazılımlar bulunmaktadır. Yazılım kullanmayan işletmeler satış, insan kaynakları yönetimi, stok, muhasebe gibi konularda hatalar yaparlar ve bu alanlara gerektiğinden fazla kaynak ayırırlar. En küçük işletmeyi dahi ele alacak olursak onun dahi kullanması gerektiği yazılımlar söz konusudur. En küçük işletme türü de olsa çalışanları olduğuna göre ve satış yapıp gelir elde ettiğine göre bu işletmelerin asgari düzeyde 2 tane yazılıma ihtiyaçları vardır. Bunlar temel olarak muhasebe ve personel yönetimi yazılımlarıdır. Bu işletme eğer ki ürün satışı yapan bir türde ise ek olarak stok takibi yapabilmek için de buna özel bir program – modül kullanmalıdır.

Muhasebe Programı

Her ticari işletmenin amacı satış yapmaktır. Satış yapan her işletmenin de bir muhasebe yazılımına ihtiyacı vardır. Bu yazılım fatura kesmek, gelir – gider takibi yapmak ve finansal raporlamaları gözlemlemek için oldukça önemlidir. Özellikle günümüzde E-fatura kullanımının yaygınlaşması; bu sistemin işletmelerin nakit ve süreç akışını hızlandırması bakımından muhasebe yazılımı kullanmak oldukça önemli ve kesinlikle gerekli…

En Temel Muhasebe Programları ile Neleri Yapabilirsiniz?

  • Satış faturalarınızı kesebilirsiniz
  • E-fatura oluşturabilirsiniz
  • Size gelen E-faturaları otomatik olarak sisteminize alabilirsiniz
  • Diğer giderlerinizi sisteme işleyebilirsiniz
  • Gelir – gider takibi yapabilirsiniz
  • Aylık, yıllık finansal raporlar alabilirsiniz
  • Gelecek ödemelerinizi gözlemleyebilir, finansal planlamalar yapabilirsiniz
  • Alacaklarınızı takip edebilir ve yine bu konuda finansal plan yapabilirsiniz
  • Müşterileri ve diğer firmaların kayıtlarını tutabilirsiniz
  • Verilerinizi kolayca mali müşavirinize aktarabilirsiniz

Muhasebe programı seçimi yaparken bulut tabanlı, en güncel olanını seçmeye dikkat etmenizi öneririz. Özellikle e-dönüşüm konusunda en güncel, en hızlı yazılımı tercih etmeniz işletmenizin muhasebesel işlerini sağlıklı ve kolay yönetmeniz için oldukça önemli.

İnsan Kaynakları Programı

Çoğu ticari işletmede pek çok personel görev almakta. Personellerin maaş, izin, görev gibi takip süreçlerini yazılım olmadan takip etmek ya da izlemek işletmelerin hatalı sonuçlar almasına sebebiyet verebilir. Bu yüzden personel çalıştıran her işletme mutlaka bir insan kaynakları programı kullanmalıdır.

İnsan Kaynakları Yazılımlarının İşletmenize Sunacağı Özellikler

  • Personel maaş yönetimi
  • Personel SGK (Sosyal Güvenlik Kurumu) primi yönetimi
  • İzin Yönetimi
  • Masraf Yönetimi
  • Görev Yönetimi
  • Mesai Planlama Yönetimi
  • Personel Takibi
  • Performans Değerlendirme

İnsan Kaynakları Yazılımı Nedir başlıklı içeriğimiz ilginizi çekebilir. İK yazılımları ile ilgili tüm detayları bu içeriğimizde sizlerle paylaşmaya çalıştık…

İnsan kaynakları ya da personel yönetim yazılımı kullandığınızda çalışanlarınız ile ilgili tüm işlemleri rahatlıkla yönetebilir, izleyebilir ve raporlayabilirsiniz. Bunun için ekstra mesai harcamanıza ya da ek personel çalıştırmanıza gerek kalmaz. Özellikle güncel, bulut tabanlı bir insan kaynakları yazılımı kullandığınızda personel yönetimi ile ilgili tüm süreçlerde tam bir verim elde edersiniz.

Personel Maaş ve SGK Prim Yönetimi

Personelinize olan maaş ödemelerini ve buna bağlı ödemeniz gerekli SGK primlerini insan kaynakları programınız aracılığıyla kolayca yönetebilir ve izleyebilirsiniz. Maaş ödemesi yaptığınız tutara göre SGK primleri otomatik olarak sistem tarafından kolayca hesaplanır ve sisteme işlenir.

İzin Yönetimi

İşletmeler tarafında personelin izin kontrolleri oldukça karmaşık ve zor bir süreçtir. Güncel bir İK programı ile personelinizin izinlerini kolayca yönetebilir ve istediğiniz an raporlayabilir ya da görüntüleyebilirsiniz. Bu tip yazılımlar personel tarafına da sisteme giriş hakkı verdiğinden, personeliniz izin isteklerini sistemden tanımlayabilir ve sizin yönetiminiz doğrultusunda izinlerini kullanabilirler. Hem işveren hem çalışan izinleri ile ilgili tüm durumları anlık olarak görüntüleyebilirler. Yani hem işveren hem de çalışan kalan izin haklarını sistemden görüntüleyebilirler.

Masraf Yönetimi

Personellerinizin işletmeniz adına yaptığı harcamaları girebilecekleri, sizin de personel harcamalarını anlık olarak görüp yönetebileceğiniz önemli bir özelliktir. Bu modül işletme harcamalarını en aza indirme açısından oldukça önemli bir yere sahiptir.

Görev Yönetimi

Çalışanlarınızın görevlerini sistem üzerinden tanımlayabilir, personelinizin de sisteme girip karşılıklı etkileşimde bulunmasını sağlayabilirsiniz. Bu sayede işletme içi görevler ve işlemler tek merkezde toplanır. Görev yönetimi modüşü işletme içindeki görevlerin daha hızlı ve verimli yapılmasına olanak tanır.

Mesai Planlama Yönetimi

Personellerinizin çalışma takvimini, gün – saat olarak bu sistem üzeirnden oluşturabilirsiniz. Oluşturduğunuz takvimin, çalışma programının anlık olarak ilgili personeliniz tarafından görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Bu modül de işletme içerisindeki görev ve program dağılımının hızlı bir şekilde uygulanmasını sağlar.

Personel Takibi

İşletme dışında yani sahada görev alan personelinizin takibini sağlar. Yani ilgili personelin fiziki konumundan, görüşme yaptığı yerdeki not ve performansına kadar tüm detayları bu modül aracılığı ile izleyebilir, yönetebilir ve analizler yapabilirsiniz.

Performans Değerlendirme

Personellerinizin performans değerlendirmesini akılcı bir yöntem ile ik yazılımınız üzerinden sağlayabilirsiniz. Çalışanlarınızın görevlerini yerine getirme, satış performansı gibi bir çok konuyu detaylı olarak performans değerlendirme modülü üzerinden analiz edebilirsiniz.

Bulut İK Nedir, Artıları Nelerdir? başlıklı içeriğimizi de okumak ister misiniz?

Stok ve Ürün Takip Programı

Ürün satışı yapan bir işletme mutlaka stok ve ürün takibine dair bir yazılım kullanmalıdır. Bu yazılım genellikle muhasebe yazılımına ek bir modül şeklinde işletmelere sunulur. Yani kullandığınız muhasebe programı içerisinde ek bir modül olarak stok yönetimi ya da ürün takibi olarak bir modül bulunur.

Stok Takibi Programı İşletmelere Neler Sunar?

  • Ürün stok takibi
  • Stokların giriş fiyatı ve sayı takibi
  • Sınırlı stokların tarafınıza uyarılması
  • Zamansal olarak alış – satış raporlamaları
  • Ürün – fiyat bazında stok raporlamaları

Özetle kar eden, verimli bir işletme olmak istiyorsanız yukarıda bahsettiğimiz sistemleri, yazılımları kullanmalısınız. Bu yazılımlara harcadığınız bedelleri ek bir harcama olarak değil, işinize en doğru yatırımı yaptığınız harcamalar olarak görmelisiniz. İşletmeniz için muhasebe ve insan kaynakları sistemini doğru kurduğunuzda kısa sürede sistemden verim elde edeceğinizi de belirtmek isteriz.

Yazılım Seçiminde Dikkat Etmeniz Gerekenler

Öncelikle son teknoloji yani güncel yazılımları tercih etmenizi öneririz. Bulut tabanlı, tek merkezden yönetilen, sizden bağımsız şekilde düzenli yedeği alınan, fiziki anlamda donanımsal yatırım gerektirmeyen, güncel mevzuatlara uygun – kendisini sürekli geliştiren, hızlı çalışan ve sürekli teknik destek alabileceğiniz bir yazılımı tercih etmeniz oldukça önemli. Dilerseniz insan kaynakları yazılımı konusunda Zeops’un sistemini ücretsiz 14 gün deneyebilirsiniz.

Bulut İK Nedir, Artıları Nelerdir?

Yeni nesil yazılımları bulut tabanlı yazılımlar olarak adlandırmak mümkün. Yani tek bir kaynaktan sunulan, hızlı ve işlevsel yazılımları bulut olarak nitelendirebiliriz. İnsan kaynakları programlarının bu tür özelliklere sahip olanları da bulut İK yani bulut tabanlı insan kaynakları yazılımı olarak isimlendirilirler.

Bulut İK tek yerden – kaynaktan işlemesi, internet olan her yerden kolayca ve hızlı bir şekilde yönetilmesi bakımından oldukça caziptir. Üstelik bu tip yazılımları satın alırken ekstra donanım ya da fiziki makinalara yatırım yapmanız gerekmez. Bu yazılımlar sundukları yedekleme servisiyle de bir adım öne çıkarlar.

Bulut İK işletmenizde personel – insan kaynakları süreçlerinizi her detayı ele alarak en verimli şekilde yönetme imkanı sağlar. Bu ve buna benzer insan kaynakları yazılımları bordrolama, personel takibi, masraf ve izin yönetimi gibi modülleri işletmelere sunarlar.

Bulut İK Yazılımlarının Artıları

Klasik İK programlarına göre oldukça fazla avantajı bulunan bulut sistemler, son dönemde küçük – büyük tüm işletmeler tarafından tercih edilmeye başlandı. Bu tercihin elbette bir çok nedeni var. Biz bu içeriğimizde bulut insan kaynakları yazılımlarının öne çıkan avantajlarını sizler için derledik.

Başlangıç Yatırımı Yok

Bulut tabanlı insan kaynakları yazılımları başlangıç için herhangi bir yatırıma ihtiyaç duymazlar. Klasik programlar gibi bir sunucu almanız, bunu bir kabin içerisinde saklamanız ve yedekleme ünitelerine para harcamanız gerekmez. Sadece seçtiğiniz yazılımın modüllerine göre ücret ödersiniz. Yani sadece programı kullanmak için ücretlendirilirsiniz. Sunucu, disk bakımı ya da arıza gibi durumlar sizi bağlamayacağı için bu tip rutin masrafları da hiç bir zaman ödemezsiniz. Böylece bir yazılım kullanma konusunu maliyetlerin yüksek olmasından ötürü erteliyorsanız, ertelemek zorunda kalmadan hemen kullanmaya başlayabilirsiniz.

Aylık Ödeme İmkanı

Bulut tabanlı programları aylık ya da yıllık olarak ödeyebilirsiniz. Yıllık olarak peşin bir ücretin kasanızdan çıkmasını tercih etmezseniz cebinizi hiç yormadan aylık olarak ödeme yaparak programınızı kullanabilirsiniz. Bu tip yazılımlar genellikle 1 yıllık ödemelerde daha uygun fiyatlar sunarlar ancak aylık ödeme yapmak sizin için bir tercih olabilir. Bulut tabanlı sistemler genellikle 10 aylık ücretlendirme ile 1 yıllık lisanslama sunarlar. Aylık bütçelendirme ve gider tablonuz doğrultusunda bir anda tüm bir yılı ödeme külfetine girmeden aylık olarak kullandığınız sürece ödeme yapabilirsiniz.

Konuyla ilgili bir diğer blog içeriğimizi incelemek ister misiniz? Bulut Tabanlı Yazılım Nedir? Avantajları Nelerdir?

Kullandığınız Kadar Ödeme Yaparsınız

Bulut tabanlı bir program kullanmaya karar verdiğinizde sadece kullandığınız süre içerisinde ödeme yaparsınız. Programı herhangi bir nedenden ötürü kullanmayı bırakmak isterseniz, kullanmadığınız süreç için faturalandırılmazsınız. Özellikle yeni işletmeler elbette bir süre işlerinin gidişatından da emin olabilmek için bu detaya önem vermektedir. Herhangi bir kullanım taahhüdü vermeden ve aylık süreçlerde program ve özelliklerini kullanarak, kullandığınız süreçler için ödeme yaparsınız.

Kolay Yönetim

Bu sistemler yapısı gereği insanların kolay kullanması üzerine odaklanırlar. Kullanıcı deneyimini de göz önünde bulundurarak sürekli iyileştirme yaparlar. Dolayısı ile sistem üzerindeki kullanıcı deneyimindeki memnuniyet oranı da oldukça yüksektir. Temel bilgisayar kullanımına sahip kişiler bu yazılımları kolayca kullanabilirler. Personelin program kullanımı konusunda sıkıntı yaşaması, veri girişleri ve takibinin de aksaması anlamına gelecektir. bu yüzden bu yazılımlar en pratik kullanımlar test edilerek oluşturulmakta ve temel düzey bir kullanıcının rahatlıkla sistemi kullanabilmesine de olanak tanımaktadır. Ek olarak bu sistemleri her cihaz üzerinden kolayca yönetmek mümkündür. Sadece bilgisayar ekranına bağlı kalmaksızın, tablet ve telefon gibi mobil cihazlar üzerinden de kolaylıkla kullanılabilir. İnternet erişimi olan her yerden sisteme erişmek mümkündür. Bu sebeple sabit bir çalışma düzeniniz yoksa bile veri girişini aksatmadan ve pratik bir şekilde yapabilirsiniz.

İnternet Olan Her Yerden Kullanım

Web tabanlı sistemler olmasından kaynaklı, internet olan her yerden ve cihazdan sisteminizi yönetebilir, gerekli rapor ve analizlere ulaşabilirsiniz. Bu da sisteminize istediğiniz an, istediğiniz platformdan ulaşmanızı sağlar. Bu tarz yazılımlar için bu kullanım şekli olmazsa olmaz bir özelliktir. Bazı verilerin anlık kontrolü, anlık veri girişi işlemleri gerekebilmektedir. Mobil cihazlarınız üzerinden de her zaman erişim yapabilmek size çalışma hayatınızda daha çok esneklik sağlar.

Hız ve Güvenlik

Yeni nesil sistemler daima hız üzerine kendilerini konumlandırırlar. Dolayısı ile bulut tabanlı sistemler oldukça hızlı çalışırlar. Bu da size zamandan tasarruf etmenizle birlikte işlemlerinizi kolaylıkla yapmanızı sağlar. Günlük iş rutini içerisinde bazen saniyeler dahi önem taşır. Yoğun iş temposunda hızlı bir şekilde işlemlerinizi yapabilmeniz de ayrıca zamandan tasarruf etmenizi sağlayacaktır. Ek olarak gelişmiş güvenlik sistemleri kullanan bu programlar verilerinizin bir başkası tarafından görüntülenmesinin ya da çalınmasının önüne geçer. İçerideki pek çok bilgi, sistemin şifreleme standartları ile korunur. Sisteme girişler sırasında ek güvenlik önlemleri kullanır ve böylelikle verilerinizi daima güvende tuttuğunuzdan emin olabilirsiniz.

İhtiyaçlarınıza Göre Özelleştirme

Yazılımınızı ihtiyaçlarınıza göre şekillendirebilir, istediğiniz modüllerin eklenmesini talep ederek, ihtiyaç duymadığınız modülleri kaldırabilirsiniz. Bu durumda sadece kullanmak istediğiniz modüller için ödeme yaparsınız. İşinize yaramayan, kullanmak istemediğiniz modüller için herhangi bir ödeme yapmazsınız. Her işletmenin kullanım ihtiyaçları farklı olabilir. Bir işletme için elzem olan bir özellik diğer bir işletmede kullanılmayacak bir detay olabilir. Bu şekilde kullanım gerektirmeyen modülleri gereksiz yere sisteminizde tutmak yerine, panelinizde yalnızca kendi işletmenizin ihtiyaçlarıyla ilgili modülleri tutarak karmaşanın da önüne geçmiş olursunuz.

Güncel Mevzuatlara Uyumluluk

Sürekli yenilenen sistemler olduklarından yazılım güncel mevzuatlara da uyumlu bir şekilde çalışır. Bordro hazırlama, izin yönetimi gibi konularda daima güncel mevzuatlara uygun işlem yapabilirsiniz. Mevzuat güncellemelerinde ek bir işlem yapmadan bunlardan otomatik olarak yararlanabilirsiniz. Bulut yazılımın pek çok güzel yönünden biri de kullanıcılarına eş zamanlı olarak güncellemeleri yansıtabilmesidir. Böylece yaşanabilecek olası yasal sıkıntıların da önüne geçmiş olur ve güncel veriler üzerinden işlem yapabilirsiniz.

Eş Zamanlı Güncellemelerden Yararlanırlar

Tek merkezden işlemesi bu sistemde yapılan yenilik ve güncellemelerin tüm kullanıcılar tarafından eş zamanlı olarak edinilmesini sağlar. Yani sistem her daim güncel kalır. Sisteme yapılan tüm yenilikler ve eklenen özellikler tüm kullanıcılara aynı anda yansır. Bu da sistemin devamlı olarak verimli çalışmasını sağlar. Eş zamanlı güncelleme aynı zamanda tekil olarak her bir sistemde güncellemeyi gerektirmeyeceğinden hata payını da ortadan kaldırır. Tüm sisteme aynı zamanda yansıyan ve kontrolünü sağlayan mekanizma sayesinde güncellemeler hatasız şekilde aktif olur.

Yedekleme

Bu yazılımlar genellikle gelişmiş yedekleme sistemine sahiptirler. Yani sizin verilerinizi yedekleme gibi bir işlem yapmanıza gerek kalmadan, sistem otomatik olarak yedekleme yapar. Bu da olası bir veri kaybında size önceki verilerinize kolayca ulaşmanızı ve sisteminizi kesintisiz kullanmanızı sağlar. Yine olası bir saldırı ya da personel hatası yüzünden kaybettiğiniz verilere kolayca ulaşabilirsiniz. Bulut tabanlı bir insan kaynakları sistemi kullanmadan önce yedekleme konusunda detaylı bilgiyi işletmeden edinmenizi de ayrıca öneririz. Yedekleme konusu genellikle ihtiyaç olmadıkça pek önemsenmez ama belki 5 yılda bir ihtiyacınız olacak bir hata durumunda verilerinizi kaybetmenizden korur. Düzenli ve otomatik olarak yedekleme yapan sistemleri tercih etmelisiniz.

Personel için Verilere Hızlı ve Kolay Erişim

Yazılım içerisinde personellerinize yetkiler oluşturabilir, onların görüntülemesini istediğiniz modül ve raporlara yetki verebilirsiniz. Bu sayede personelleriniz ile etkileşimli bir çalışmayı kolayca sürdürebilirsiniz. Görev dağılımı içerisinde her bir personelinize kendi yetki alanına göre sistemde işlem yetkisi vermeniz yine herkesin her alana ulaşabilmesiyle yaşanabilecek sıkıntıların da önüne geçecektir.

İnsan Kaynakları Yazılımı Nedir başlıklı içeriğimiz de ilginizi çekebilir.

Ücretsiz Demo Seçeneği

Yeni nesil yazılımlar 7-14 gün arasında sizlere ücretsiz deneme imkanı tanırlar. Bu da yazılımı satın almadan tüm özellikleri inceleme imkanını size sunar. Eğer yazılımı beğenir ve işletmeniz için etkili olacağını düşünürseniz o zaman satın alma yapabilirsiniz. Ayrıca kullanmak istediğiniz tüm modüllerin kullanımı ve işletmenize sağlayacağı faydaları deneme sürecinizde tespit etmiş olursunuz.

Özet olarak bulut İK yazılımları ile işletme personel yönetimini kolay bir şekilde yapabilir ve işletmenizin büyümesine katkıda bulunabilirsiniz. Zeops yazılım olarak işletmelere verimli İK çözümleri sunmaktayız. Yazılımımızı 14 gün ücretsiz deneyebilir ve aklınıza takılan soruları bizlere iletebilirsiniz.

İşletmenizi Büyütmek için Doğru Yazılımı Kullanmak

İşletme içerisinde pek çok alanda doğru ve pratik takip yapabilmek için çeşitli yazılımlar kullanılmaktadır. Bu yazılımların her biri ayrı bir alanda doğru takipleri yapabilmek için hem zamandan hem de ücretten tasarruf etmenize olanak sağlar. Bazı konuların takibinde oluşabilecek aksaklıklar da kişisel hatalara tolerans gösteremeyecek kadar hassas olacaktır. Bu yüzden vizyon sahibi işletmelerin personel, ik, muhasebe gibi pek çok alanda profesyonel bir yazılım kullanması, doğru stratejiler belirleyebilmesinde önem kazanmaktadır.

Bir işletmenin olmazsa olmaz olarak hangi yazılımları kullanabileceği ve bu yazılımlardan nasıl verim alabileceği konusunu inceleyelim öncelikle.

İşletmenizde Kullanabileceğiniz Yazılımlar

Pek çok alanda pratik bir düzen sağlamak, elemanınızın bu konuda harcayacağı saatleri minimuma indirmek, gereken hesaplamaların yapılması ve verilerin toplanmasının sağlıklı şekilde işleyebilmesi için hangi yazılımları kullanabilirsiniz, bizler Zeops olarak size nasıl yardımcı olabilir ve ne yönde katkı sağlayabiliriz, bu detayları yazılımlarımız çerçevesinde değerlendirelim.

Muhasebe Yazılımı

En temel anlamda faturaların kesilmesi, gelir-gider raporlarının tutulması, harcamaların bir düzene bağlı olarak yapılabilmesi ve daha da önemlisi tüm bu işlemlerin takip edilmesi, raporlanabilmesi ve önceki dönemlerle karşılaştırılabilmesi için iyi bir muhasebe yazılımı kullanmak gerekir. Çok geçmişe gitmeye gerek yok oldukça yakın bir zamanda hala bazı işletmelerin kağıt fatura kestiğini, bunları kargo ile müşterisine ulaştırdığını, eski bir faturaya ulaşmak istediğinde de onlarca klasör içerisinde bunları arayıp bulmaya çalıştığını söyleyebiliriz 🙂 Efatura sistemleri günümüzde yaygın ve pratik bir şekilde sunuluyor olmasına rağmen hala eski tip fatura sistemi konusunda ısrarcı olan işletmeler de bulunmakta tabii. 

Muhasebe yazılımları sadece fatura kesmenizi ve fatura almanızı değil, ay içerisindeki gelir-gider raporlarınızı görmenizi de sağlar. Tüm harcamalarınızı sistem üzerinden girebilir ve bir önceki aylarla bu harcamalarınızdaki artış ve düşüşleri takip edebilirsiniz. Aynı zamanda takip etmek istediğiniz ay için bir önceki yıllardaki durum raporlarınızı da inceleyebilirsiniz.

İşletmenize ait tüm gelir ve gider düzenini hatasız takip edebilir ve böylece muhasebesel karışıklık yaşanacak durumların da önüne geçmiş olursunuz.

İk Yazılımı

Özellikle sayıca çok fazla çalışanı olan işletmelerin tercih etmesi gerekir gibi düşünülse de, esasında ik yazılımları 1 çalışandan 1000 çalışana kadar tüm işletmelerin kullanması gereken bir yazılımdır. Çalışanların işe giriş-çıkış dönemleri, maaş ve bordro takipleri, prim ve ek ödenek hakedişleri, izin düzenlemeleri gibi pek çok konuyu yazılım içerisinde kolaylıkla çözebilir ve bu alanda yapılacak manuel çalışmalar için yapılacak zaman kaybının önüne geçebilirsiniz.

İk yazılımları oldukça kapsamlı özellikler içeren bütün bir sistemden oluşur. Sadece personel işe girişi ve bordrolama sistemi değil, görev yönetimi, performans yönetimi ve değerlendirmesi, verimlilik artışına yönelik raporlar, personel günlük rutin takip işlemleri, personelin aldığı eğitimler ve vardiya-mesai planlama ile ek ücret bilgilendirmeleri gibi tüm hesaplamaları otomatik olarak düzenler. 

Özellikle personel sayısı fazla olan işletmelerde vardiya ve mesai planlama konusunda karışıklığa sebebiyet vermeden düzenin sağlanması için en önemli araçtır diyebiliriz. Aynı şekilde haftalık yasal çalışma süreleri ve yasal izin süreçleri konusunda da tereddüte düşmeden personel takibinin sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlar.

Bu içeriğimizi de okumak ister misiniz? İnsan Kaynakları Yazılımı Nedir?

Ürün Geliştirme Yazılımı

Üretim aşamasında olan yada kullanım sürecinde performans arttırmaya odaklı olan tüm çalışmalarda bir ürün geliştirme yazılımı kullanmak önemlidir. Ürünün başlangıç aşamasındaki hedefleri, kullanım sürecinde yaşanan aksaklıklara yönelik bulunan çözümler, çözümler sonucu gerçekleşen iyileştirmeler ve ürünün hizmet ettiği amaçları tam karşılayabilir olduğundan ancak doğru bir yazılım ile takip etmek kaydıyla emin olabilirsiniz.

Ürün yada proje geliştirme ve pazarlama süreçlerinde, ürünün niteliklerine bağlı olarak stratejik kararlar verilmesi durumunda, ürünün güçlü yönleri ve zayıf yönlerinin belirlenmesi, pazarlama faaliyetleri esnasında uygulanması gereken yolun izlenmesi ve buna bağlı alınan olumlu-olumsuz tüm geri dönüşlerin takibi açısından da bir yazılım kullanmak işinizi kolaylaştıracaktır.

Geliştirme süreci içerisinde değişen şartlara uyum sağlama, projede varsa eleman yetersizliği ve bu takviyelerin hangi alana yoğunlaşması gerektiğini belirleme, kaynak yaratmak için başvurulabilecek alanlar ve bu kaynakların hangi alana en doğru şekilde kullanılabileceğini saptamak için proje verilerinin belli bir düzen çerçevesinde olması gerekir. Bir ürün geliştirme yazılımı da size tüm bu değerleri fazlasıyla sağlayabilir.

Satış ve Raporlama Yazılımı

Personel içerisinde bir uyum ve denge yakalamak, firmanın büyümesinde en etkili araçtır diyebiliriz. Satış ekibi içerisinde yer alan tüm personelin görev yoğunluğu, satış oranları, potansiyel satış hacimlerini yakalamak için verimli çalışma süreçlerinin yönetilmesi gibi tüm işlemleri satış raporlama yazılımları ile çözebilirsiniz. Aynı ekip içerisinde yer alan iki satış personeli arasındaki verim farklılığı ve bu oranların birbirine yaklaşması konusunda değerlendirmeleri program üzerinden yapabileceğiniz gibi, dönemsel olarak karşılaştırmalar yaparak değişkenlerin olumlu-olumsuz sonuçlarını takip etmenize de olanak sağlar.

Tüm bu süreç işletmenin 1 yıllık, 5 yıllık, 10 yıllık hedeflerine ulaşmasında da nasıl bir yol izlenmesi gerektiğini ve süreci en verimli şekilde nasıl yöneteceğinizi kurgulamanıza da olanak sağlar. Böylece hem en verimli çalışma metodunu bulmanıza yardımcı olacağı gibi, bu hedefleri yükseltme yönünde nasıl adımlar atmanız gerektiğine dair size yol da gösterir.

Kağıt üzerinden mükemmel gibi görünen hedefler yapay zeka ile birleştiğinde verimli sonuç getirmeyecek gibi görünebilir. Doğru bir planlama ve raporlama yazılımı sayesinde bu süreç konusunda öngörülü olabilir ve sonuçlanmadan önce gidişatta verimi arttırmak üzere hamleler yapabilirsiniz.

Kullanılacak Yazılımlarda Hangi Özellikler Olmalı

Elbette tüm bir işleyişi doğru yönetmek herhangi bir yazılım kullanmakla da tamamen çözülmüyor. İşletmelerde doğru yönetim için kullanılması gereken yazılımların sahip olması gereken özellikler de bulunuyor ve kullandığınız yazılımların hızlı, pratik ve ihtiyaçlarınızı karşılayacak düzeyde olması da başarılı bir çalışma düzeni yaratmanız için size yardımcı oluyor. En temel anlamda bir yazılımın sahip olması gereken özelliklerden yazımızın devamında bahsedeceğiz.

Bulut Tabanlı Olması

Öncelikle bulut tabanlı yazılım nedir, bundan kısaca bahsedelim. İnternete erişebildiğiniz her alanda web tabanlı olarak sisteminize bağlanıp verileri kontrol edebileceğiniz yazılımlar bulut tabanlı yazılım olarak adlandırılır. Bu konuda daha detaylı bilgi edinmek için Bulut Tabanlı Yazılım Nedir? Avantajları Nelerdir? yazımızı da inceleyebilirsiniz.

Bulut tabanlı yazılımlara adını veren ana husus tek bir veri tabanı kullanıyor olması ve bu veritabanı yedeklenmesinin düzenli olarak yapılması diyebiliriz. 7×24 internet erişimi olan her yerden ulaşabileceğiniz bulut tabanlı yazılımlar oldukça hızlı çalışan yapılardır. Mobil uyumlu bir yapıya da sahip olduklarından hızlı kontrollerinizi ve yapmanız gereken tüm işlemleri cep telefonunuz üzerinden de hızla gerçekleştirebilirsiniz. Tercih edilmesinin en önemli sebebi de bu her yerden ulaşım ve hızlı işlem yapma imkanını sağlamasıdır.

Bunun dışında bulut tabanlı yazılımlar masa üstü yada özel yazılımlara göre çok daha hızlı kurgulanarak kullanıma açılabilen ve yine diğer yazılım türlerine göre daha düşük maliyetlere sahip olan yazılımlardır. Genellikle aylık yada yıllık ödeme ile kullanım seçeneğine sahip olan bulut tabanlı yazılımların mutlaka öncesinde bir deneme süreçleri bulunduğundan yazılımı test edebilir ve kendi ihtiyaçlarınıza uygun olup olmadığına emin olduktan sonra satın alım yapabilirsiniz.

Ücretsiz deneme imkanı ve otomatik veri yedeklemesi gibi özelliklerinin yanı sıra bulut tabanlı yazılımların tercih edilmesine sebep olan en önemli özelliklerden birisi de sistemsel güncellemelerden anlık olarak yararlanmasıdır. Kullanımda gereken elzem bir güncelleme yada pratikleştirmeye yönelik geliştirme çalışmalarında yazılımın yapısı gereği güncellemeler tüm kullanıcılara otomatik olarak yansıtılmaktadır. Böylece sisteminiz de her zaman güncel kalmaktadır.

İşletmenizle alakalı ihtiyaç duyduğunuz bir yazılım araştırırken mutlaka bulut tabanlı yazılım seçeneklerini araştırmalı ve tercihinizi bu yönde kullanmalısınız.

Yedeklenebiliyor Olması

Kullanacağınız yazılımın konusu ve sağlayacağı avantajların boyutu ne olursa olsu düzenli veri yedeklemesi yapılması en önemli konulardandır. 

Düzenli veri girişi yaptığınız, işletmenizdeki pek çok veriyi eklediğiniz bir platformda olası bir kesintide verilerinizi kaybetmek oldukça zorlu bir süreç yaşamanıza sebep olurdu. Bu yüzden kullanacağınız yazılımın veri yedeklerinin düzenli olarak alınması, kişisel hatalar ya da programsal bir çöküntü karşısında verilerinizin yedeklerinin yüklenebiliyor olması veri kaybı gibi büyük risklerin önüne geçecektir.

Yedekleme sistemlerinin değeri, ancak bir sıkıntı yaşandığında anlaşılır. Belki bir programı 10 yıldır kullanıyorsunuz; ancak hiç problem yaşamadınız. Sadece bir defa olabilecek bir aksaklıkta tüm verileriniz kaybolması da yedekleme yapılmayan sistemlerde oldukça önemli kayıplara neden olur.

Her programın yedekleme sıklığı ya da yedekleme türü farklı olabilir. Bazı programlara ait verilerin otomatik bir yedekleme sistemi olduğu gibi bazı programlarda manuel yedekleme de yapılabilmektedir. Önemli olan bir yedekleme sistemi barındırması ve kullanım kolaylığıdır. Manuel olarak yedekleme yapılan sistemlerde dilediğiniz zaman veri yedeği oluşturabilirsiniz. Bu veri dosyalarının yine sistem içerisinde tarih ve saatle tutulması yada yedeği bilgisayarınıza indirmek gibi seçenekler de sunar.

Otomatik yedekleme daha farklı işler. Program kapasitesi ve veri girişlerinin güncelleme sıklığına bağlı olarak günlük, saatlik ya da seçeceğiniz saatlerde yedeklemeyi otomatik olarak yapması da mümkündür. Bu yedek dosyalar yine tarih-saat bilgisiyle sisteme kaydedilebildiği gibi e-posta olarak iletilme gibi opsiyonları da bulunabilir.

Hızlı Olması

İşletmenizin veri takipleri için kullanacağınız herhangi bir yazılımın olmazsa olmazı hızlı olmasıdır. Programa girişten kayıtlara, güncelleme işleminden raporlamalara kadar her bir modül içerisinde hızlı çalışıyor olması oldukça pratik bir kullanım sunacaktır. Program ne kadar kapsamlı ve fazla veriye sahip olursa olsun, ilgili menü içerisinde gerekli kayıtların yapılabilmesi, filtreleme ile raporlara ulaşılabilmesi, veri takibi yapılabilmesi bazen anlık önem taşıyabilir. bu yüzden kullanacağınız programın mutlaka hızını test etmeli, en sıkı kullanacağınız menüleri sabit bir internet ve mobil cihaz interneti ile denemelisiniz.

Her Yerden Erişilebilir Olması

Artık pek çoğumuz internet üzerinde yapılan özel işlerimiz gibi, çalışma hayatımızdaki işlerimiz için de mobil cihazlar kullanıyoruz. Tamamen bilgisayar başında çalışsak bile kimi zaman bazı konuları anlık yönetmemiz, bazı veri girişlerini hemen yapmamız gerekiyor. Tüm bu durumları sağlayabilmek için de kullanacağımız yazılımın elbette her yerden erişilebilir olması gerekiyor. Erişim derken sadece aynı çatı altındaki telefon ve bilgisayardan bahsetmiyoruz elbette. Bir bilgisayar ve masaüstü bir yazılıma ihtiyaç duymadan internet olan her yerden web tabanlı olarak erişebileceğiniz bir yazılım kullanmak, her zaman her yerden işinizi yönetebileceğiniz anlamına gelir. Verileri takip edebilir, personel performanslarını değerlendirebilir, gelir-gider yönetiminizi yapabilir, çalışma raporlarını zamanında inceleyerek gerli yol haritasını çizebilirsiniz.

Teknik Destek Hizmeti

Bir yazılım kullanırken, yazılım altyapısını kullandığınız firmanın destek sağlıyor olması da oldukça önemli bir konudur. Bir kullanımı danışmak, işlemler hakkında bilgi almak yada ihtiyacınız olan bir veride takıldığınız zaman yazılım ekibinden destek alabiliyor olmak, yazılım kullanımlarında her zaman gereklidir. Bu sebeple kullanacağınız yazılımı araştırırken, yazılım sağlayıcının bir destek hizmeti sağlayıp sağlamadığını da mutlaka kontrol etmelisiniz.

Doğru Yazılım Kullanmanın İşletmenin Büyümesine Katkısı

Günümüzün getirdiği teknoloji sayesinde birçok işletmenin büyümek adına işletmesini geliştirmesi için belli bir vizyona sahip olması gerekir. Doğru yazılımları kullanmak ve veri raporlamaya önem vermek de vizyon sahibi işletmelerin en başta yaptığı yatırımlardır diyebiliriz. Kimi işletmeler hala eski usül personel yönetimi, muhasebe ve iş takibi analizleri yaparken, hedefini yüksek tutan işletmeler doğru yazılım ve programları seçerek iş geliştirme yönünde kendilerine büyük katkılar sağlamaktadır. 

İhtiyaçlarınıza uygun, verilerinizi doğru şekilde takip edebileceğiniz bulut tabanlı yazılımlar sayesinde işletmenize ait tüm verileri derli toplu bir şekilde tutabilir, gerektiği zaman raporlama yapabilir ve güncel olarak bilgi takibini olduğunuz her yerden yapabilirsiniz. Bu disiplinle takip edilen bir işletme için, doğru verileri toplayacağını, zamandan tasarruf edebileceğini, hem personel hem de firma potansiyelini doğru şekilde kullanarak verim artışına yönelik çalışmalar yapabileceğini söyleyebiliriz.

Yazılımları Kullanmak için Teknolojiye Ne Kadar Hakim Olmak Gerekir?

Bir program kullanımı söz konusu olduğunda genellikle kişiler zorluk düzeyinden ve kullanım sağlayabileceklerinden tereddüt ederler. Aynı zamanda gerçekten de bazı programlar kullanım zorluğundan ötürü personel tarafından yanlış şekilde kullanılır ve bir zaman sonra veri girişi yapılması da durdurulur.

Ancak Zeops olarak tüm yazılımlarımızda hızlı ve her yerden erişilebilmesine önem verdiğimiz kadar kullanıcı kolaylığına da önem veriyoruz. İnternette basit bir arama yapabilen herkes, kolaylıkla programın sunduğu özelliklerin kullanımına da hakim olabilir. Kullanılacak modüller için 14 günlük ücretsiz deneme süremiz dahilinde, sizler de bu kullanım kolaylığını deneyimleme imkanına sahip olabilirsiniz. Bilgisayardan, tabletten, cep telefonları ve tüm mobil cihazlardan, internet erişimi olan her alanda programa erişebilir, tüm modülleri rahatlıkla kullanabilir ve pratik olmasından ötürü tüm bu işlemleri hiç zorlanmadan yapabilirsiniz.

İşletme Yönetiminde Çalışmaları Yazılımla Takip Etmek Neden Önemlidir?

Öncelikle bir işletme kişiler ve tüm çalışanlardan bağımsız olarak düşünülmelidir. Her işletmede çekirdek bir kadro bulunabilir elbette; ancak bunun yanında pek çok projede değişen personel de çalıştırmakta olabilirsiniz. Özellikle bu gibi çalışma düzenlerinde veri takibinin kişilerden bağımsız olması gerekir. Kişiler yalnızca doğru verileri sisteme aktarmakla yükümlü olmalıdır. Ancak çalışmanın takibinde sistem üzerinden tüm veriler, diğer personel tarafından ulaşılabilir ise, hizmet verilen müşterinin iş takibinin sağlıklı yapılabilmesi de mümkün olacaktır. Aksi durumda müşteriler açısından da işin işleyişi konusunda tereddütler olacaktır. Firmanızla çalışma geçmişini, değişen personelde anlatmak zorunda kalmak ve firmanın ihtiyaçlarına hakim olunmadığının düşünülmesi, müşteriler ile iş ilişkilerinizi de zedeleyecektir. Bu sayede müşterilerinize gelişmiş bir işleyiş de sunabilirsiniz.

Aynı zamanda çalışan verimliliği ve zaman kullanımı konusunda da iyileştirmeler yapmanıza olanak sağlar. Personel çalışma düzeni ve buna ait getirileri doğru hesaplayıp analizleri yaptıkça iş düzeninde verimi artırmaya yönelik çalışmalar da yapabilirsiniz. Personelin çalışma süreçlerinde yaşadığı aksaklıklar ve buna bağlı çözümleri de yine daha pratik bir şekilde tespit edebilirsiniz.

Sayıca fazla personele sahip bir şirket düşünün. Herhangi bir proje yönetiminde tüm verileri sözlü olarak almak, bu notları toparlamak, yeri geldiğinde notlar içerisinde bir veriye ulaşmak oldukça zor ve hata payı da yüksek olacaktır. Ancak çalışmaya ait tüm veriler bir sistemde kayıtlı ise her zaman, her yerden detaylara ulaşabilirsiniz. Müşteri kaç defa ziyaret edilmiş, personelin ek notları değil, müşteri sadakat programında nerede, ihtiyaçlarına tam olarak hizmet verebiliyor musunuz, personel hizmet konusunda yeterli mi, yoksa bazı geliştirmelere ihtiyaç duyuyor mu, personelin bu konudaki başarıları ve hakedişleri gerekli şekilde sağlanmış mı, tüm bu detayları oldukça pratik olarak takip edebilir ve işletmenizdeki her konuya ne kadar fazla personeliniz olursa olsun hakim olabilirsiniz.

Yazılım Yedekleme Nedir, Neden Önemlidir?

Kullandığınız herhangi bir yazılım ya da programın belirli süreler çerçevesinde yedeğinin alınması, verilerinin başka bir alanda depolanması işlemini yazılım yedekleme olarak nitelendirebiliriz. Profesyonel olarak kullanılan tüm yazılımların iyi bir yedekleme sistemi olması gereklidir. Yedekleme işlemi herhangi bir yazılım kullanırken sürekli olarak ihtiyaç duyacağımız ya da datalara başvuracağımız bir işlem değildir. Ancak 10 yılda 1 kez bile ihtiyaç duyduğumuzda tüm sistemi kurtaracak önemli bir görevi bulunur. Dolayısı ile ister muhasebe, ister insan kaynakları, ister üretim yazılımı kullanın bu programları tercih ederken gelişmiş yedekleme sistemlerine sahip olduğundan emin olun.

Bu içeriğimizde yazılım yedeklemesi ve yedeklemenin önemi hakkında merak edilenleri sizlerle paylaşmaya çalıştık, umarız faydalı olur.

Günümüzde işletmeler muhasebe, insan kaynakları, üretim, satış, raporlama vb. tüm kategorilerde gelişmiş yazılımlar kullanmakta. Bu yazılımlar işletmeler için ciddi bir zaman kazancı sağlaması dışında iş gücünü azaltma ve hatasız işlem yapma, raporlama gibi özelliklerde sağlarlar. Yani bu yazılımlar işletmeyi hızlandırmak, hatasız üretim yapmak, verimli personel yönetmek, gelişmiş raporlar ile büyümeyi hızlandırmak için kullanılırlar. Peki bu programların çok verimli, gelişmiş, hızlı, kolay kullanılabilir olması haricinde en önemli özelliğinin ne olduğunu tahmin edebiliyor musunuz? Evet, bu özellik içeriğimizin konusu olan “Yedekleme”.

Yedekleme Nedir?

Yazılım anlamında yedekleme ilgili sistemin düzenli aralıklar ile başka bir alanda depolanması anlamına gelir. Yani olası bir ihtiyaç anında veri kaybı yaşamamak için başka alanda verilerin tutulması, saklanması anlamına gelir. Yedekleme işlemi genellikle şu öğeler üzerinden sürdürülür: Başta sistemin veritabanı, kullanıcı dosyaları – logları ve bazı kaynak kodlar.

Yazılımlarda Yedeklemenin Önemi Nedir?

Yedekleme işlemine bir yazılımı kullanırken belki de hiçbir zaman ihtiyaç duymayacaksınız. Ancak ender olarak oluşan olumsuz bir durumda sisteme ait yedeklere ihtiyacınız olduğunda ve bu yedeklere ulaşamadığınızda ciddi bir sıkıntı ile karşı karşıya kalırız. Çünkü sisteme ait tüm veriler kaybolmuş, karışmış ya da eksilmiştir. Yani sistemin doğru çalışması – işlemesi durmuştur. Bu durumda eğer elinizde bir yedek yoksa sisteminiz çökmüş ve sisteminizi bir daha toparlamanız zor hale gelmiştir. Yedekleme olası bir veri kaybında sizi en son yedeğe kadar sağlama alması bakımından oldukça önemli bir unsurdur. Örneğin yazılımınıza ait son yedeğin 2 gün öncesine ait olduğunu ve bugün verilerinizin kaybolduğunu düşünelim. Buradaki senaryoda en kötü ihtimal ile 2 gün geriye giderek sisteminizi kurtarabilirsiniz. Elbette gelişmiş sistemler günlük yedekleme haricinde, saatlik bazda da yedekleme işlemi yapmaktadırlar. Bu yedekleme süreçleri yazılımın kullanıcı sayısı ve data yoğunluğu ile doğrudan bağlantılıdır. Bazı sistemler günlük bazı sistemler saatlik olarak yedek alabilirler.

Yazılımlar Nasıl Yedeklenir?

Eski usül yazılımlar ile yeni nesil bulut tabanlı sistemlerin yedekleme işlemleri birbirinden farklılık gösterebilir. Kimisi manuel insan kaynağı ile yedekleme yaparken, kimileri tamamen otomatik sistemler ile yedekleme yapmaktadırlar.

Fiziki Ofis Sunucuları

Yazılımlarını işletmeleri içerisinde barındıran işletmeler yazılım ve sistemlerini belirli aralıklar ile aynı sunucu ya da yedek sunucu içerisinde bir alana yedeklerler. Bu olası bir tüm sistem çöküşünde işletmenin işine yaramayacaktır. Örnek olarak çıkan bir yangın, servis kabinlerinde oluşabilecek ciddi arızalar verilebilir. Böylesi bir durumda aynı sunucuda yedek aldığı diğer disk ya da ayrı sunucu da çökmüş durumda olacaktır. Bu tip sistemleri kullanan işletmelerin yedeklerini bağımsız bir datacenterda tutması daha doğru olacaktır. Böylece fiziki oluşan problemlerde verileri başka bir datacenterda koruma altında olacaktır. Bu tip örneklerde gelişmiş sistem kullanan işletmeler, ayrı bir datacenterda barındırdığı sunucuya düzenli ve otomatik olarak sistem yedeğini gönderirler.

Bulut Tabanlı Yazılımlar

Yeni nesil olarak adlandırılan bulut tabanlı sistemlerde yedekleme sistemi genellikle otomatik olarak çalışır. Yani belirlenen saatlerde yedekler düzenli ve otomatik olarak oluşturulur. A datacenter ını kullanan ana sistem, A datacenter daki başka bir sunucuya ya da B datacentera yedeğini otomatik olarak oluşturup, gönderir. Datacenterlar yangın ya da diğer oluşabilecek arızalara karşı gelişmiş önlemler barındırdığından yedeklerinizin datacenter altında bulunması sizler için önemli bir güvencedir.

Manuel mi Otomatik Yedekleme mi?

İnsan kaynaklı oluşturulan yedekler doğrudan kişi inisiyatifi altında olduğundan düzensiz yedeklemelere yol açabilir. Bu yüzden gelişmiş yazılım ve sistemler yedekleme için otomatik bir sistem kurarlar. Yani sistem yedekleri insandan bağımsız bir şekilde programlandığı şekilde sistem tarafından düzgünce işlemeye devam eder. Ek olarak bu tip sistemlerde yedekleme aşamasında bir hata meydana geldiğinde de sistem yöneticisine rapor edilir. Dolayısı ile yedek almada bir hata meydana geldiğinde anlık olarak sistem yöneticisi uyarılır ve durumu düzeltmek için çalışmalara hızlıca başlayabilir. Bu da yedekleme sisteminin kesintisiz olarak çalışmasını sağlar.

Yedeklemesi Olmayan Yazılımlar

Bu tip yazılımları kullanan işletmelerin bir ayağının çukurda olduğunu söylersek maalesef abartmış olmayız. Belki 20 yıl süresince hiç bir olumsuz durum olmayacak ama belkide 1 kez meydana gelen bir olumsuzluk sistemi tamamen çökertecek. Bu yüzden işinizi şansa bırakmayın ve gelişmiş yedekleme sistemine sahip bir yazılım ile işletmenizi yönetin.

İnsan Kaynakları Yazılımı Nedir başlıklı içeriğimizi de okumak ister misiniz?

Bulut Tabanlı Yazılımlar ve Yedekleme

Tek merkezden yönetilen, herhangi bir donanım yatırımı gerektirmeyen yazılımları bulut tabanlı olarak adlandırmak mümkün. Bu tip yazılımların yedekleme sistemleri daha düzenli ve otomatik çalışır. Yani insan kaynağına ihtiyaç duymadan günlük, saatlik vs. otomatik olarak yedek alabilirler. Günümüz teknolojilerinde işletmeniz için bulut tabanlı sistemleri tercih etmeniz yedekleme anlamında da oldukça önemlidir.

İlginizi çekebilir: Bulut Tabanlı Yazılım Nedir? Avantajları Nelerdir?

Yedekleme şirketinizin can damarı olan muhasebe, personel, üretim, satış gibi yazılımınızın en değerli özelliğidir. Dediğimiz gibi 1 kere ihtiyaç duyarsınız ama o an o yedek işletmenize dur ya da devam diyebilir.

Gelişmiş Bir Yedekleme ile Neler Kazanırsınız?

Sistemde oluşan bir hata, saldırı, çöküş ya da olası bir fiziki olumsuzlukta eski verilerinize kolayca ulaşabilir ve zaman kaybetmeden çalışmalarınıza devam edebilirsiniz. Olası bir ihtiyaç halinde ya da önceki tarihlere ait bir kayıt araştırdığınızda eski verilerinize kolayca ulaşabilirsiniz. Ek olarak yazılımı kullanırken yapılacak olan bir hata ile bazı verilerinizin silinmesi durumunda eski verilerinize kolayca erişebilirsiniz.