İşletme içerisinde pek çok alanda doğru ve pratik takip yapabilmek için çeşitli yazılımlar kullanılmaktadır. Bu yazılımların her biri ayrı bir alanda doğru takipleri yapabilmek için hem zamandan hem de ücretten tasarruf etmenize olanak sağlar. Bazı konuların takibinde oluşabilecek aksaklıklar da kişisel hatalara tolerans gösteremeyecek kadar hassas olacaktır. Bu yüzden vizyon sahibi işletmelerin personel, ik, muhasebe gibi pek çok alanda profesyonel bir yazılım kullanması, doğru stratejiler belirleyebilmesinde önem kazanmaktadır.
Bir işletmenin olmazsa olmaz olarak hangi yazılımları kullanabileceği ve bu yazılımlardan nasıl verim alabileceği konusunu inceleyelim öncelikle.
İşletmenizde Kullanabileceğiniz Yazılımlar
Pek çok alanda pratik bir düzen sağlamak, elemanınızın bu konuda harcayacağı saatleri minimuma indirmek, gereken hesaplamaların yapılması ve verilerin toplanmasının sağlıklı şekilde işleyebilmesi için hangi yazılımları kullanabilirsiniz, bizler Zeops olarak size nasıl yardımcı olabilir ve ne yönde katkı sağlayabiliriz, bu detayları yazılımlarımız çerçevesinde değerlendirelim.
Muhasebe Yazılımı
En temel anlamda faturaların kesilmesi, gelir-gider raporlarının tutulması, harcamaların bir düzene bağlı olarak yapılabilmesi ve daha da önemlisi tüm bu işlemlerin takip edilmesi, raporlanabilmesi ve önceki dönemlerle karşılaştırılabilmesi için iyi bir muhasebe yazılımı kullanmak gerekir. Çok geçmişe gitmeye gerek yok oldukça yakın bir zamanda hala bazı işletmelerin kağıt fatura kestiğini, bunları kargo ile müşterisine ulaştırdığını, eski bir faturaya ulaşmak istediğinde de onlarca klasör içerisinde bunları arayıp bulmaya çalıştığını söyleyebiliriz 🙂 Efatura sistemleri günümüzde yaygın ve pratik bir şekilde sunuluyor olmasına rağmen hala eski tip fatura sistemi konusunda ısrarcı olan işletmeler de bulunmakta tabii.
Muhasebe yazılımları sadece fatura kesmenizi ve fatura almanızı değil, ay içerisindeki gelir-gider raporlarınızı görmenizi de sağlar. Tüm harcamalarınızı sistem üzerinden girebilir ve bir önceki aylarla bu harcamalarınızdaki artış ve düşüşleri takip edebilirsiniz. Aynı zamanda takip etmek istediğiniz ay için bir önceki yıllardaki durum raporlarınızı da inceleyebilirsiniz.
İşletmenize ait tüm gelir ve gider düzenini hatasız takip edebilir ve böylece muhasebesel karışıklık yaşanacak durumların da önüne geçmiş olursunuz.
İk Yazılımı
Özellikle sayıca çok fazla çalışanı olan işletmelerin tercih etmesi gerekir gibi düşünülse de, esasında ik yazılımları 1 çalışandan 1000 çalışana kadar tüm işletmelerin kullanması gereken bir yazılımdır. Çalışanların işe giriş-çıkış dönemleri, maaş ve bordro takipleri, prim ve ek ödenek hakedişleri, izin düzenlemeleri gibi pek çok konuyu yazılım içerisinde kolaylıkla çözebilir ve bu alanda yapılacak manuel çalışmalar için yapılacak zaman kaybının önüne geçebilirsiniz.
İk yazılımları oldukça kapsamlı özellikler içeren bütün bir sistemden oluşur. Sadece personel işe girişi ve bordrolama sistemi değil, görev yönetimi, performans yönetimi ve değerlendirmesi, verimlilik artışına yönelik raporlar, personel günlük rutin takip işlemleri, personelin aldığı eğitimler ve vardiya-mesai planlama ile ek ücret bilgilendirmeleri gibi tüm hesaplamaları otomatik olarak düzenler.
Özellikle personel sayısı fazla olan işletmelerde vardiya ve mesai planlama konusunda karışıklığa sebebiyet vermeden düzenin sağlanması için en önemli araçtır diyebiliriz. Aynı şekilde haftalık yasal çalışma süreleri ve yasal izin süreçleri konusunda da tereddüte düşmeden personel takibinin sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlar.
Bu içeriğimizi de okumak ister misiniz? İnsan Kaynakları Yazılımı Nedir?
Ürün Geliştirme Yazılımı
Üretim aşamasında olan yada kullanım sürecinde performans arttırmaya odaklı olan tüm çalışmalarda bir ürün geliştirme yazılımı kullanmak önemlidir. Ürünün başlangıç aşamasındaki hedefleri, kullanım sürecinde yaşanan aksaklıklara yönelik bulunan çözümler, çözümler sonucu gerçekleşen iyileştirmeler ve ürünün hizmet ettiği amaçları tam karşılayabilir olduğundan ancak doğru bir yazılım ile takip etmek kaydıyla emin olabilirsiniz.
Ürün yada proje geliştirme ve pazarlama süreçlerinde, ürünün niteliklerine bağlı olarak stratejik kararlar verilmesi durumunda, ürünün güçlü yönleri ve zayıf yönlerinin belirlenmesi, pazarlama faaliyetleri esnasında uygulanması gereken yolun izlenmesi ve buna bağlı alınan olumlu-olumsuz tüm geri dönüşlerin takibi açısından da bir yazılım kullanmak işinizi kolaylaştıracaktır.
Geliştirme süreci içerisinde değişen şartlara uyum sağlama, projede varsa eleman yetersizliği ve bu takviyelerin hangi alana yoğunlaşması gerektiğini belirleme, kaynak yaratmak için başvurulabilecek alanlar ve bu kaynakların hangi alana en doğru şekilde kullanılabileceğini saptamak için proje verilerinin belli bir düzen çerçevesinde olması gerekir. Bir ürün geliştirme yazılımı da size tüm bu değerleri fazlasıyla sağlayabilir.
Satış ve Raporlama Yazılımı
Personel içerisinde bir uyum ve denge yakalamak, firmanın büyümesinde en etkili araçtır diyebiliriz. Satış ekibi içerisinde yer alan tüm personelin görev yoğunluğu, satış oranları, potansiyel satış hacimlerini yakalamak için verimli çalışma süreçlerinin yönetilmesi gibi tüm işlemleri satış raporlama yazılımları ile çözebilirsiniz. Aynı ekip içerisinde yer alan iki satış personeli arasındaki verim farklılığı ve bu oranların birbirine yaklaşması konusunda değerlendirmeleri program üzerinden yapabileceğiniz gibi, dönemsel olarak karşılaştırmalar yaparak değişkenlerin olumlu-olumsuz sonuçlarını takip etmenize de olanak sağlar.
Tüm bu süreç işletmenin 1 yıllık, 5 yıllık, 10 yıllık hedeflerine ulaşmasında da nasıl bir yol izlenmesi gerektiğini ve süreci en verimli şekilde nasıl yöneteceğinizi kurgulamanıza da olanak sağlar. Böylece hem en verimli çalışma metodunu bulmanıza yardımcı olacağı gibi, bu hedefleri yükseltme yönünde nasıl adımlar atmanız gerektiğine dair size yol da gösterir.
Kağıt üzerinden mükemmel gibi görünen hedefler yapay zeka ile birleştiğinde verimli sonuç getirmeyecek gibi görünebilir. Doğru bir planlama ve raporlama yazılımı sayesinde bu süreç konusunda öngörülü olabilir ve sonuçlanmadan önce gidişatta verimi arttırmak üzere hamleler yapabilirsiniz.
Kullanılacak Yazılımlarda Hangi Özellikler Olmalı
Elbette tüm bir işleyişi doğru yönetmek herhangi bir yazılım kullanmakla da tamamen çözülmüyor. İşletmelerde doğru yönetim için kullanılması gereken yazılımların sahip olması gereken özellikler de bulunuyor ve kullandığınız yazılımların hızlı, pratik ve ihtiyaçlarınızı karşılayacak düzeyde olması da başarılı bir çalışma düzeni yaratmanız için size yardımcı oluyor. En temel anlamda bir yazılımın sahip olması gereken özelliklerden yazımızın devamında bahsedeceğiz.
Bulut Tabanlı Olması
Öncelikle bulut tabanlı yazılım nedir, bundan kısaca bahsedelim. İnternete erişebildiğiniz her alanda web tabanlı olarak sisteminize bağlanıp verileri kontrol edebileceğiniz yazılımlar bulut tabanlı yazılım olarak adlandırılır. Bu konuda daha detaylı bilgi edinmek için Bulut Tabanlı Yazılım Nedir? Avantajları Nelerdir? yazımızı da inceleyebilirsiniz.
Bulut tabanlı yazılımlara adını veren ana husus tek bir veri tabanı kullanıyor olması ve bu veritabanı yedeklenmesinin düzenli olarak yapılması diyebiliriz. 7×24 internet erişimi olan her yerden ulaşabileceğiniz bulut tabanlı yazılımlar oldukça hızlı çalışan yapılardır. Mobil uyumlu bir yapıya da sahip olduklarından hızlı kontrollerinizi ve yapmanız gereken tüm işlemleri cep telefonunuz üzerinden de hızla gerçekleştirebilirsiniz. Tercih edilmesinin en önemli sebebi de bu her yerden ulaşım ve hızlı işlem yapma imkanını sağlamasıdır.
Bunun dışında bulut tabanlı yazılımlar masa üstü yada özel yazılımlara göre çok daha hızlı kurgulanarak kullanıma açılabilen ve yine diğer yazılım türlerine göre daha düşük maliyetlere sahip olan yazılımlardır. Genellikle aylık yada yıllık ödeme ile kullanım seçeneğine sahip olan bulut tabanlı yazılımların mutlaka öncesinde bir deneme süreçleri bulunduğundan yazılımı test edebilir ve kendi ihtiyaçlarınıza uygun olup olmadığına emin olduktan sonra satın alım yapabilirsiniz.
Ücretsiz deneme imkanı ve otomatik veri yedeklemesi gibi özelliklerinin yanı sıra bulut tabanlı yazılımların tercih edilmesine sebep olan en önemli özelliklerden birisi de sistemsel güncellemelerden anlık olarak yararlanmasıdır. Kullanımda gereken elzem bir güncelleme yada pratikleştirmeye yönelik geliştirme çalışmalarında yazılımın yapısı gereği güncellemeler tüm kullanıcılara otomatik olarak yansıtılmaktadır. Böylece sisteminiz de her zaman güncel kalmaktadır.
İşletmenizle alakalı ihtiyaç duyduğunuz bir yazılım araştırırken mutlaka bulut tabanlı yazılım seçeneklerini araştırmalı ve tercihinizi bu yönde kullanmalısınız.
Yedeklenebiliyor Olması
Kullanacağınız yazılımın konusu ve sağlayacağı avantajların boyutu ne olursa olsu düzenli veri yedeklemesi yapılması en önemli konulardandır.
Düzenli veri girişi yaptığınız, işletmenizdeki pek çok veriyi eklediğiniz bir platformda olası bir kesintide verilerinizi kaybetmek oldukça zorlu bir süreç yaşamanıza sebep olurdu. Bu yüzden kullanacağınız yazılımın veri yedeklerinin düzenli olarak alınması, kişisel hatalar ya da programsal bir çöküntü karşısında verilerinizin yedeklerinin yüklenebiliyor olması veri kaybı gibi büyük risklerin önüne geçecektir.
Yedekleme sistemlerinin değeri, ancak bir sıkıntı yaşandığında anlaşılır. Belki bir programı 10 yıldır kullanıyorsunuz; ancak hiç problem yaşamadınız. Sadece bir defa olabilecek bir aksaklıkta tüm verileriniz kaybolması da yedekleme yapılmayan sistemlerde oldukça önemli kayıplara neden olur.
Her programın yedekleme sıklığı ya da yedekleme türü farklı olabilir. Bazı programlara ait verilerin otomatik bir yedekleme sistemi olduğu gibi bazı programlarda manuel yedekleme de yapılabilmektedir. Önemli olan bir yedekleme sistemi barındırması ve kullanım kolaylığıdır. Manuel olarak yedekleme yapılan sistemlerde dilediğiniz zaman veri yedeği oluşturabilirsiniz. Bu veri dosyalarının yine sistem içerisinde tarih ve saatle tutulması yada yedeği bilgisayarınıza indirmek gibi seçenekler de sunar.
Otomatik yedekleme daha farklı işler. Program kapasitesi ve veri girişlerinin güncelleme sıklığına bağlı olarak günlük, saatlik ya da seçeceğiniz saatlerde yedeklemeyi otomatik olarak yapması da mümkündür. Bu yedek dosyalar yine tarih-saat bilgisiyle sisteme kaydedilebildiği gibi e-posta olarak iletilme gibi opsiyonları da bulunabilir.
Hızlı Olması
İşletmenizin veri takipleri için kullanacağınız herhangi bir yazılımın olmazsa olmazı hızlı olmasıdır. Programa girişten kayıtlara, güncelleme işleminden raporlamalara kadar her bir modül içerisinde hızlı çalışıyor olması oldukça pratik bir kullanım sunacaktır. Program ne kadar kapsamlı ve fazla veriye sahip olursa olsun, ilgili menü içerisinde gerekli kayıtların yapılabilmesi, filtreleme ile raporlara ulaşılabilmesi, veri takibi yapılabilmesi bazen anlık önem taşıyabilir. bu yüzden kullanacağınız programın mutlaka hızını test etmeli, en sıkı kullanacağınız menüleri sabit bir internet ve mobil cihaz interneti ile denemelisiniz.
Her Yerden Erişilebilir Olması
Artık pek çoğumuz internet üzerinde yapılan özel işlerimiz gibi, çalışma hayatımızdaki işlerimiz için de mobil cihazlar kullanıyoruz. Tamamen bilgisayar başında çalışsak bile kimi zaman bazı konuları anlık yönetmemiz, bazı veri girişlerini hemen yapmamız gerekiyor. Tüm bu durumları sağlayabilmek için de kullanacağımız yazılımın elbette her yerden erişilebilir olması gerekiyor. Erişim derken sadece aynı çatı altındaki telefon ve bilgisayardan bahsetmiyoruz elbette. Bir bilgisayar ve masaüstü bir yazılıma ihtiyaç duymadan internet olan her yerden web tabanlı olarak erişebileceğiniz bir yazılım kullanmak, her zaman her yerden işinizi yönetebileceğiniz anlamına gelir. Verileri takip edebilir, personel performanslarını değerlendirebilir, gelir-gider yönetiminizi yapabilir, çalışma raporlarını zamanında inceleyerek gerli yol haritasını çizebilirsiniz.
Teknik Destek Hizmeti
Bir yazılım kullanırken, yazılım altyapısını kullandığınız firmanın destek sağlıyor olması da oldukça önemli bir konudur. Bir kullanımı danışmak, işlemler hakkında bilgi almak yada ihtiyacınız olan bir veride takıldığınız zaman yazılım ekibinden destek alabiliyor olmak, yazılım kullanımlarında her zaman gereklidir. Bu sebeple kullanacağınız yazılımı araştırırken, yazılım sağlayıcının bir destek hizmeti sağlayıp sağlamadığını da mutlaka kontrol etmelisiniz.
Doğru Yazılım Kullanmanın İşletmenin Büyümesine Katkısı
Günümüzün getirdiği teknoloji sayesinde birçok işletmenin büyümek adına işletmesini geliştirmesi için belli bir vizyona sahip olması gerekir. Doğru yazılımları kullanmak ve veri raporlamaya önem vermek de vizyon sahibi işletmelerin en başta yaptığı yatırımlardır diyebiliriz. Kimi işletmeler hala eski usül personel yönetimi, muhasebe ve iş takibi analizleri yaparken, hedefini yüksek tutan işletmeler doğru yazılım ve programları seçerek iş geliştirme yönünde kendilerine büyük katkılar sağlamaktadır.
İhtiyaçlarınıza uygun, verilerinizi doğru şekilde takip edebileceğiniz bulut tabanlı yazılımlar sayesinde işletmenize ait tüm verileri derli toplu bir şekilde tutabilir, gerektiği zaman raporlama yapabilir ve güncel olarak bilgi takibini olduğunuz her yerden yapabilirsiniz. Bu disiplinle takip edilen bir işletme için, doğru verileri toplayacağını, zamandan tasarruf edebileceğini, hem personel hem de firma potansiyelini doğru şekilde kullanarak verim artışına yönelik çalışmalar yapabileceğini söyleyebiliriz.
Yazılımları Kullanmak için Teknolojiye Ne Kadar Hakim Olmak Gerekir?
Bir program kullanımı söz konusu olduğunda genellikle kişiler zorluk düzeyinden ve kullanım sağlayabileceklerinden tereddüt ederler. Aynı zamanda gerçekten de bazı programlar kullanım zorluğundan ötürü personel tarafından yanlış şekilde kullanılır ve bir zaman sonra veri girişi yapılması da durdurulur.
Ancak Zeops olarak tüm yazılımlarımızda hızlı ve her yerden erişilebilmesine önem verdiğimiz kadar kullanıcı kolaylığına da önem veriyoruz. İnternette basit bir arama yapabilen herkes, kolaylıkla programın sunduğu özelliklerin kullanımına da hakim olabilir. Kullanılacak modüller için 14 günlük ücretsiz deneme süremiz dahilinde, sizler de bu kullanım kolaylığını deneyimleme imkanına sahip olabilirsiniz. Bilgisayardan, tabletten, cep telefonları ve tüm mobil cihazlardan, internet erişimi olan her alanda programa erişebilir, tüm modülleri rahatlıkla kullanabilir ve pratik olmasından ötürü tüm bu işlemleri hiç zorlanmadan yapabilirsiniz.
İşletme Yönetiminde Çalışmaları Yazılımla Takip Etmek Neden Önemlidir?
Öncelikle bir işletme kişiler ve tüm çalışanlardan bağımsız olarak düşünülmelidir. Her işletmede çekirdek bir kadro bulunabilir elbette; ancak bunun yanında pek çok projede değişen personel de çalıştırmakta olabilirsiniz. Özellikle bu gibi çalışma düzenlerinde veri takibinin kişilerden bağımsız olması gerekir. Kişiler yalnızca doğru verileri sisteme aktarmakla yükümlü olmalıdır. Ancak çalışmanın takibinde sistem üzerinden tüm veriler, diğer personel tarafından ulaşılabilir ise, hizmet verilen müşterinin iş takibinin sağlıklı yapılabilmesi de mümkün olacaktır. Aksi durumda müşteriler açısından da işin işleyişi konusunda tereddütler olacaktır. Firmanızla çalışma geçmişini, değişen personelde anlatmak zorunda kalmak ve firmanın ihtiyaçlarına hakim olunmadığının düşünülmesi, müşteriler ile iş ilişkilerinizi de zedeleyecektir. Bu sayede müşterilerinize gelişmiş bir işleyiş de sunabilirsiniz.
Aynı zamanda çalışan verimliliği ve zaman kullanımı konusunda da iyileştirmeler yapmanıza olanak sağlar. Personel çalışma düzeni ve buna ait getirileri doğru hesaplayıp analizleri yaptıkça iş düzeninde verimi artırmaya yönelik çalışmalar da yapabilirsiniz. Personelin çalışma süreçlerinde yaşadığı aksaklıklar ve buna bağlı çözümleri de yine daha pratik bir şekilde tespit edebilirsiniz.
Sayıca fazla personele sahip bir şirket düşünün. Herhangi bir proje yönetiminde tüm verileri sözlü olarak almak, bu notları toparlamak, yeri geldiğinde notlar içerisinde bir veriye ulaşmak oldukça zor ve hata payı da yüksek olacaktır. Ancak çalışmaya ait tüm veriler bir sistemde kayıtlı ise her zaman, her yerden detaylara ulaşabilirsiniz. Müşteri kaç defa ziyaret edilmiş, personelin ek notları değil, müşteri sadakat programında nerede, ihtiyaçlarına tam olarak hizmet verebiliyor musunuz, personel hizmet konusunda yeterli mi, yoksa bazı geliştirmelere ihtiyaç duyuyor mu, personelin bu konudaki başarıları ve hakedişleri gerekli şekilde sağlanmış mı, tüm bu detayları oldukça pratik olarak takip edebilir ve işletmenizdeki her konuya ne kadar fazla personeliniz olursa olsun hakim olabilirsiniz.